Politique de confidentialité

1. Définition

101 : Fonds de dotation 101 (One O One) dont le siège social est situé au 11 rue Cacheux, 92100 Boulogne-Billancourt – Tél. : +33 (0)1 76 50 11 01, éditeur de l’Application.

Application : l’application web accessible depuis l’adresse suivante https://icu-diary.lifemapp.one-o-one.eu/ et permettant d’accéder à un ou plusieurs Journaux de Bord

Données : données à caractère personnel traitées dans le cadre de l’utilisation de l’Application.

Etablissement de Santé : établissement de santé dans lequel le Patient est accueilli en réanimation et qui utilise LifeMapp Diary. Ses coordonnées sont accessibles depuis la page LifeMapp du Service, via le bouton « Page d’accueil du service » présent dans l’en-tête de l’Application.

Journal de Bord : journal de bord d’un Patient accessible depuis l’Application et dans lequel les Utilisateurs peuvent ajouter des messages et des images à l’attention du Patient afin de l’aider à comprendre et à reconstituer les événements traversés pendant son séjour en réanimation.

Patient : personne hospitalisée dans un service de réanimation et pour laquelle les soignants et/ou les proches ont choisi d’ouvrir un Journal de Bord.

RGPD : règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Utilisateurs : personnes disposant d’un accès à LifeMapp Diary, notamment les Patients, les proches et connaissances du Patient ainsi que les membres du personnel soignant.

2. Qui est le responsable du traitement?

Dans le cadre de l’utilisation de LifeMapp Diary, l’Etablissement de Santé agit en qualité de Responsable du traitement : il détermine les finalités du traitement et les modalités essentielles d’utilisation de l’Application dans son établissement. 101 intervient en qualité de Sous-Traitant et traite les Données pour le compte de l’Etablissement de Santé, conformément à ses instructions, afin d’assurer la mise à disposition, l’hébergement, la maintenance, la sécurisation et le fonctionnement technique de l’Application.

101 ne réutilise pas les Données à caractère personnel issues de LifeMapp Diary pour ses propres finalités. Dans le cadre de la prestation, 101 peut produire des statistiques agrégées et anonymisées ; seules les informations effectivement anonymisées, ne permettant plus d’identifier une personne, peuvent ensuite être utilisées pour mesurer et améliorer le service.

3. Quelles sont les Données collectées et comment ?

Les Données sont collectées lors de l’utilisation de l’Application, notamment lors de la création et de la gestion des comptes, lors de la contribution aux Journaux de Bord et lors de l’utilisation technique de l’Application.

Lors de la création et de la gestion des comptes Utilisateurs : des Données relatives aux Utilisateurs sont collectées.

Lors de la création et de la contribution aux Journaux de Bord : des Données relatives aux Patients et aux contributeurs sont collectées.

Les Données traitées sur le personnel soignant sont les suivantes :

• Nom, prénom
• Genre
• Adresse email
• Nom du service et de l’hôpital
• Profession
• Années d’expérience
• Données éventuellement indiquées par les soignants au sein des messages postés sur le journal de bord

Les Données traitées sur les proches sont les suivantes :

• Nom, prénom
• Adresse email
• Lien avec le Patient
• Données éventuellement indiquées par les proches au sein des messages postés sur le journal de bord

Les Données traitées sur les Patients sont les suivantes :

• Prénom
• Nom ou identifiant secondaire (au choix de l’Etablissement de Santé)
• Numéro de chambre, de lit et / ou service (au choix de l’Etablissement de Santé)
• Date d’entrée dans le service
• Date de clôture du Journal de Bord
• Genre (féminin, masculin, ou non binaire)
• Age
• Adresse email, le cas échéant
• Les données indiquées par les proches ou les membres du personnel soignant dans les messages postés sur le journal de bord
• Les fiches de soins standardisées ajoutées par les membres du personnel soignant afin de définir des termes techniques et de fournir des descriptions vulgarisées des actes de soins évoqués dans leurs messages postés sur le Journal de Bord
• Les données indiquées par le Patient lui-même dans les messages postés sur le journal de bord
• Le fait que le Patient soit ou ait été hospitalisé en réanimation
• Durée de l’hospitalisation du Patient au sein du Service de réanimation

Pour l’ensemble des Utilisateurs, LifeMapp Diary traite également des données techniques de connexion et de sécurité nécessaires à l’administration, à la traçabilité et à la sécurisation de l’Application, notamment des événements relatifs aux comptes, aux invitations et aux accès.

4. Pourquoi traitons-nous vos Données ?

La base juridique du traitement dépend du statut et des missions de l’Établissement de Santé.

Lorsque LifeMapp Diary est utilisé par un établissement public dans le cadre de ses missions de prise en charge et d’accompagnement des patients, le traitement peut reposer sur l’exécution d’une mission d’intérêt public, conformément à l’article 6, paragraphe 1, e) du RGPD.

Lorsqu’il est utilisé par un établissement privé, le traitement peut, lorsque cela est approprié, reposer sur l’intérêt légitime de l’Établissement de Santé à proposer aux patients et à leurs proches un outil d’accompagnement permettant de retracer et de mieux comprendre le séjour en réanimation, au sens de l’article 6, paragraphe 1, f) du RGPD.

Lorsque le traitement porte sur des données concernant la santé, il peut également reposer sur l’article 9, paragraphe 2, h) du RGPD, qui autorise le traitement de telles données lorsqu’il est nécessaire à la prise en charge sanitaire ou à la gestion des services de soins. Dans le cadre de LifeMapp Diary, ce traitement s’inscrit dans l’accompagnement du patient pendant et après son séjour en réanimation, notamment afin de l’aider à comprendre et à se réapproprier son parcours.

Chaque Établissement de Santé reste responsable du choix et de la justification de la base juridique applicable à son utilisation de LifeMapp Diary.

Finalités poursuivies dans le cadre de LifeMapp Diary :

Lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale incombant à l’Etablissement de Santé, il peut reposer sur l’article 6, paragraphe 1, c) du RGPD.

Les Données à caractère personnel traitées dans le cadre du fonctionnement courant de LifeMapp Diary ne font l’objet d’aucune réutilisation par 101 à des fins de recherche ou d’étude. Tout projet de recherche ou d’étude utilisant des données issues de LifeMapp Diary constitue un traitement distinct, soumis au cadre juridique et réglementaire qui lui est applicable et, le cas échéant, à une information spécifique des personnes concernées.

La création d’un compte et la participation au Journal de Bord sont facultatives pour les proches et connaissances invités.

5. Transférez-vous les Données à des tiers ou hors de l’Union européenne ?

Les Données ne sont accessibles ou transmises que dans la mesure nécessaire au fonctionnement de LifeMapp Diary et selon les habilitations définies dans l’Application.

Peuvent notamment accéder aux Données, selon leur rôle et leurs besoins :

• Le Patient, les proches et connaissances invités ainsi que les membres du personnel soignant habilités, selon leur rôle et les niveaux de confidentialité définis dans l’Application ;
• 101 et les prestataires techniques auxquels il recourt pour le compte de l’Etablissement de Santé, notamment pour l’hébergement, la maintenance, la sécurisation et l’assistance technique, dans la stricte mesure nécessaire à leurs prestations ;
• Les autorités administratives ou judiciaires légalement habilitées, lorsqu’une transmission est requise par la loi.

Les données de LifeMapp Diary sont hébergées en France auprès d’OVHcloud, sur une infrastructure bénéficiant de la certification HDS applicable à l’offre utilisée.

Les données personnelles traitées dans le cadre de LifeMapp Diary sont hébergées et traitées exclusivement au sein de l’Espace économique européen (EEE).

6. Quelle est la durée de conservation des Données ?

Le Journal de Bord est ouvert par le personnel soignant de l’Etablissement de Santé après l’admission du Patient dans le service. Lorsque le Patient sort du Service de réanimation, le Journal de Bord est placé en mode « Sortie ». Le personnel soignant n’y accède plus, tandis que le Patient et ses Proches peuvent continuer à le consulter et à y contribuer pendant une durée de 6 mois.

À l’issue de ces 6 mois, le Journal de Bord est archivé pendant une durée de 2 ans. Il n’est alors plus possible d’y contribuer, mais il reste accessible en consultation au Patient et aux Proches disposant encore d’un accès.

À l’issue de ces 2 années d’archivage, le Journal de Bord ainsi que les Données associées au Patient et aux Proches sont supprimés conformément aux règles de conservation applicables.

La suppression d’un Compte Utilisateur entraîne la suppression des Données associées au compte. Elle n’entraîne pas automatiquement la suppression des contributions déjà publiées dans un Journal de Bord, qui restent présentes dans celui-ci. L’Utilisateur peut demander la suppression de ses propres publications en écrivant à 101 à l’adresse lifemapp@one-o-one.eu.

Pour les membres du personnel soignant, les Données associées au compte sont supprimées dès la suppression du compte par l’Utilisateur lui-même ou par un Soignant Administrateur de son service. LifeMapp Diary adresse un rappel aux Soignants Administrateurs lorsque la liste des comptes soignants du service n’a pas été mise à jour depuis plus de 30 jours, afin de les inviter à vérifier que les habilitations sont toujours à jour et que les comptes des professionnels ayant quitté le service ont bien été supprimés.

Les journaux techniques et de sécurité (« logs ») sont conservés pendant 12 mois glissants.

Lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice, certaines Données peuvent être conservées pendant la durée strictement nécessaire à cette finalité.

7. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Selon la nature du traitement et la base juridique applicable, vous pouvez disposer d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition concernant les Données vous concernant. Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, vous pouvez également bénéficier d’un droit à la portabilité. Vous pouvez enfin définir des directives relatives au sort de vos Données après votre décès, dans les conditions prévues par la réglementation française.

L’exercice de certains droits peut être limité lorsque les conditions prévues par le RGPD ne sont pas réunies, notamment lorsqu’une demande est manifestement infondée ou excessive, lorsque le traitement répond à une obligation légale ou lorsque l’exercice du droit porterait atteinte aux droits et libertés d’autres personnes. Dans ce cas, le Responsable du traitement vous informe des motifs de sa décision.

Pour toute demande relative à vos Données personnelles ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter 101. Lorsque cela est nécessaire, 101 transmet la demande à l’Etablissement de Santé concerné, en sa qualité de Responsable du traitement, et l’assiste dans son traitement.

Coordonnées de 101 : lifemapp@one-o-one.eu

Coordonnées de l’Etablissement de Santé : elles sont accessibles depuis la page LifeMapp du Service, elle-même accessible depuis l’interface LifeMapp Diary via le bouton « Page d’accueil du service » présent dans l’en-tête de l’Application.

Si les éléments fournis ne permettent pas de vous identifier de manière suffisante, des informations complémentaires pourront vous être demandées afin de traiter votre demande en toute sécurité.

Si vous estimez que le traitement de vos Données n’est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

8. Les cookies et technologies similaires

LifeMapp Diary utilise uniquement des cookies et autres traceurs techniques strictement nécessaires au fonctionnement de l’Application.

Ces traceurs permettent notamment d’assurer l’authentification des Utilisateurs, la gestion des sessions, la sécurité de l’Application, la navigation, ainsi que la mémorisation de certains paramètres techniques ou de langue.

Aucun cookie publicitaire ou de mesure d’audience n’est utilisé.

Ces traceurs étant strictement nécessaires au service demandé par l’Utilisateur, leur utilisation ne nécessite pas le recueil du consentement. Leur durée de conservation est limitée à ce qui est nécessaire à leur finalité technique.

La désactivation de certains de ces traceurs dans les paramètres du navigateur peut empêcher l’accès à tout ou partie de l’Application ou entraîner des dysfonctionnements.

9. Comment sont traitées les Données des mineurs ?

Lorsqu’un Utilisateur est mineur, l’utilisation de l’Application doit être effectuée avec l’autorisation et sous la surveillance de son ou de ses représentants légaux. Ceux-ci peuvent demander à tout moment la clôture du Compte Utilisateur du mineur en écrivant à 101 à l’adresse lifemapp@one-o-one.eu.

Les représentants légaux peuvent également exercer, dans les conditions prévues par la réglementation applicable, les droits relatifs aux Données du mineur.